Chìa khóa để ngăn báo cáo trở nên hình thức là giảm thiệt để tối đa gánh nặng nhập liệu cho người dùng thực tế. Mẫu đã tạo cần được hoàn thiện theo 3 quan điểm sau.
1. Suy ngược từ mục đích
- Các mục cần tổng hợp nên để dạng lựa chọn. Tránh dùng văn bản tự do cho các từ khóa tổng hợp và tìm kiếm
- Loại bỏ các mục bắt buộc không cần thiết. Xóa những mục chỉ mang tính "có thì tốt"
2. Cụ thể hóa hình ảnh nhập liệu
- Đưa ra ví dụ nhập liệu…Ghi chú mức độ chi tiết mong muốn, ví dụ như "Ví dụ: Tiếng kêu lạ từ bộ phận động cơ". Có thể sử dụng văn bản mô tả (văn bản trợ giúp) hoặc liên kết ngoài cho mục nhập liệu
- Đặt tên mục không gây nhầm lẫn…Thay vì "Bất thường", hãy dùng "Mã lỗi và màu đèn" để chỉ từ tên mục đã biết cần ghi gì
- Cân nhắc sử dụng hình ảnh…Đối với những thứ khó diễn đạt bằng lời như tình trạng trưng bày hoặc thiết bị hư hỏng, hãy bổ sung bằng cách đính kèm hình ảnh
3. Tối thiểu hóa gánh nặng nhập liệu
- Thu gọn các lựa chọn đến mức tối thiểu…Lọc xuống số lượng có thể trả lời ngay mà không cần phải suy nghĩ
- Khớp thứ tự thao tác với thứ tự nhập liệu…Sắp xếp các mục theo thứ tự thao tác thực tế, giảm bớt công sức phải nhớ lại
Tiêu đề của mẫu
- Đặt tiêu đề sao cho nhìn qua là biết mục đích sử dụng. Làm rõ ai dùng, khi nào và dùng để làm gì chỉ trong một lần nhìn
- Mẫu là thứ cần được cải tiến theo thời gian. Hãy đảm bảo có thể xác định được phiên bản mới nhất là phiên bản nào
Khuyến khích đánh giá chéo
Mẫu đã tạo sẽ được nâng cao độ chính xác khi có người khác ngoài tác giả xem xét. Khi đó, hãy cùng nhau đưa ra ý kiến mang tính xây dựng từ góc nhìn thực tế, không phải tìm lỗi hay chỉ trích.
Các góc nhìn như "Nếu chuyển mục này thành dạng lựa chọn thì có thể nhập nhanh hơn không?" hay "Mục này có thực sự cần thiết ở hiện trường không?" là rất hữu ích.
Liên quan
Hãy cho tôi biết về quản lý mẫu
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61437894435353
Quyết định quy tắc vận hành báo cáo
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134662169