Chìa khóa để ngăn báo cáo trở nên hình thức là giảm thiệt để tối đa gánh nặng nhập liệu cho người dùng thực tế. Mẫu đã tạo cần được hoàn thiện theo 3 quan điểm sau.
1. Suy ngược từ mục tiêu
- Các mục cần tổng hợp nên để dạng lựa chọn. Tránh dùng văn bản tự do cho các khóa tổng hợp và tìm kiếm
- Loại bỏ các mục bắt buộc không cần thiết. Xóa những mục "có thì tốt nhưng không cần thiết"
2. Cụ thể hóa hình dung khi nhập liệu
- Đưa ra ví dụ nhập liệu…Ghi chú mức độ chi tiết mong muốn, ví dụ: "Ví dụ: Có tiếng động lạ từ bộ phận động cơ". Có thể sử dụng văn bản mô tả (văn bản trợ giúp) hoặc liên kết ngoài cho mục nhập liệu
- Đặt tên mục rõ ràng, không gây nhầm lẫn…Thay vì "Bất thường", hãy dùng "Mã lỗi và màu đèn" để chỉ cần nhìn tên mục là biết cần ghi gì
- Cân nhắc sử dụng hình ảnh…Đối với những thứ khó diễn đạt bằng lời như tình trạng trưng bày hay hư hỏng thiết bị, hãy bổ sung bằng cách đính kèm hình ảnh
3. Tối thiểu hóa gánh nặng nhập liệu
- Lọc tối thiểu các lựa chọn…Lọc xuống số lượng có thể trả lời ngay mà không do dự
- Sắp xếp thứ tự nhập liệu theo thứ tự thao tác…Sắp xếp các mục theo trình tự thao tác thực tế để tiết kiệm công nhớ lại
Tiêu đề của mẫu
- Đặt tiêu đề có thể hiểu ngay công dụng khi nhìn thoáng qua. Làm rõ ngay ai sử dụng, khi nào và để làm gì chỉ trong một cái nhìn
- Mẫu là thứ cần được cải tiến theo thời gian. Hãy đảm bảo có thể nhận biết được phiên bản mới nhất là phiên bản nào
Khuyến khích đánh giá chéo
Mẫu đã tạo sẽ được nâng cao độ chính xác nếu được người khác ngoài tác giả xem xét. Lúc đó, hãy cùng nhau đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng từ góc nhìn thực tế thay vì chỉ trích hay tìm lỗi.
Các quan điểm như "Nếu chuyển mục này sang dạng lựa chọn thì có thể nhập liệu nhanh hơn không?" hay "Mục này có thực sự cần thiết ở thực tế không?" là những góc nhìn hữu ích.
Liên quan
Hãy cho tôi biết về quản lý mẫu
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61437894435353
Quyết định quy tắc vận hành báo cáo
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134662169