Dù đã tạo Mẫu, nhưng nếu chưa xác định ai sẽ viết gì và khi nào thì thực tế vẫn không thể vận hành được. Hãy diễn đạt thành văn bản các quy tắc vận hành trước khi triển khai.
7 hạng mục cần quyết định
Với mỗi báo cáo, hãy quyết định 7 điều sau đây.
| Hạng mục | Ví dụ |
|---|---|
| Mục đích (để thực hiện điều gì) | Để bàn giao công việc không bị thiếu sót |
| Người phụ trách (ai chủ đạo) | Trưởng cơ sở |
| Thời điểm nhập liệu (khi nào) | Mỗi ca làm việc / trước khi tan ca |
| Người nhập liệu (ai nhập) | Tất cả nhân viên phụ trách |
| Đối tượng (báo cáo công việc nào) | Bàn giao hàng ngày |
| Phương tiện (từ đâu) | Từ thiết bị tại cửa hàng |
| Quy tắc khi có tình huống bất thường | Nếu không thể nộp thì báo cáo với trưởng cơ sở. Nếu không có bản nộp, trưởng cơ sở sẽ nhắc nhở |
2 mẹo quan trọng
- Loại bỏ sự mơ hồ…Viết rõ "ai - khi nào - bằng cách nào" để tránh sự hiểu lầm khác nhau tại thực tế
- Quyết định trước các trường hợp ngoại lệ…Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho trường hợp không thể ghi. Nếu chưa có quy định này, chỉ cần một lần không thực hiện được là toàn bộ vận hành sẽ bị đình trệ
Thử nghiệm trước khi chính thức triển khai
Thay vì triển khai ngay cho toàn công ty, chúng tôi khuyến nghị bạn nên cho nhập liệu thực tế một lần theo các quy tắc đã định. Sau đó, hãy thu thập 2 điểm sau đây rồi mới chỉnh sửa Mẫu và quy tắc.
- Những điểm gặp khó khăn khi thử nhập liệu
- Ý kiến cải thiện từ thực tế theo kiểu "thay đổi chỗ này sẽ tốt hơn"
Liên quan
Tạo Mẫu để thực tế không bị nhầm lẫn
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134562201
Nhập liệu báo cáo
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439147463577