Thiết kế Mẫu được tính ngược từ việc sử dụng thông tin đã thu thập như thế nào.
Trước tiên, hãy xác định mục đích
Hãy quyết định trước thông tin thu thập sẽ dùng để làm gì, chẳng hạn như "muốn ngăn ngừa tai nạn", "muốn cải thiện chất lượng sản phẩm", "muốn không bỏ sót khi bàn giao". Nếu mục đích còn mơ hồ, số lượng mục sẽ tăng lên và chỉ làm tăng gánh nặng nhập liệu.
Tính ngược từ mục đích
- Các mục cần tổng hợp thì đặt dạng lựa chọn…Các mục dùng làm khóa tổng hợp hoặc tìm kiếm, hãy tránh dùng dạng nhập tự do
- Loại bỏ các mục bắt buộc không cần thiết…Những mục "có cũng được" thì hãy xóa đi. Nếu có quá nhiều mục bắt buộc, các câu trả lời vô nghĩa như "không có gì đặc biệt" sẽ tăng lên
Đơn vị của Mẫu
Hãy tạo riêng theo từng bộ phận hoặc mục đích sử dụng (báo cáo hàng ngày, Báo cáo tuần tra, v.v.). Thay vì nhồi nhét tất cả vào một Mẫu, việc phân chia theo từng mục đích sẽ giúp người nhập liệu không bị lúng túng.
Bắt đầu với khoảng 5 mẫu
Hãy chọn khoảng 5 mẫu từ các báo cáo giấy hoặc Excel đang vận hành, rồi bắt đầu bằng cách thử chuyển đổi chúng thành Mẫu như nguyên bản sẽ thuận tiện hơn. Hãy ưu tiên việc thực sự tạo ra và vận hành thử, còn các chi tiết nhỏ thì để xem xét sau.
Liên quan
Tạo Mẫu để hiện trường không bị lúng túng
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134562201
Tạo Mẫu bằng AI
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439183174681