Thiết kế Mẫu được tính ngược từ việc sử dụng thông tin đã thu thập như thế nào.
Trước tiên, hãy xác định mục đích
Hãy quyết định trước thông tin thu thập sẽ được dùng để làm gì, ví dụ như "muốn ngăn ngừa tai nạn", "muốn cải thiện chất lượng sản phẩm", "muốn không bỏ sót khi bàn giao". Nếu mục đích còn mơ hồ, số lượng mục sẽ tăng lên và chỉ làm tăng gánh nặng nhập liệu.
Tính ngược từ mục đích
- Các mục cần tổng hợp thì dùng dạng lựa chọn…Các mục dùng làm khóa tổng hợp hoặc tìm kiếm nên tránh nhập tự do
- Loại bỏ các mục bắt buộc không cần thiết…Hãy xóa những mục "có thì tốt". Nếu có quá nhiều mục bắt buộc, sẽ xuất hiện nhiều câu trả lời vô nghĩa như "không có gì đặc biệt"
Đơn vị của Mẫu
Hãy tạo riêng theo từng bộ phận hoặc mục đích sử dụng (báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần tra, v.v.). Thay vì nhồi nhét tất cả vào một Mẫu, việc phân chia theo từng mục đích sẽ giúp người nhập liệu không bị lúng túng.
Ban đầu, hãy nhắm mục tiêu 5 mẫu
Hãy chọn khoảng 5 báo cáo từ các tài liệu giấy hoặc Excel đang vận hành, rồi bắt đầu bằng cách thử chuyển đổi chúng thành Mẫu như hiện tại. Hãy ưu tiên việc thực sự tạo ra và vận hành thử, để các cân nhắc chi tiết lại sau.
Liên quan
Tạo Mẫu để hiện trường không bị lúng túng
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134562201
Tạo Mẫu bằng AI
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439183174681