Dù đã tạo Mẫu, nhưng nếu chưa xác định được ai sẽ viết gì và khi nào, thì thực tế vẫn không thể vận hành được. Hãy diễn đạt thành văn bản các quy tắc vận hành trước, rồi mới triển khai.
7 hạng mục cần quyết định
Với mỗi Báo cáo, hãy quyết định 7 hạng mục sau.
| Hạng mục | Ví dụ |
|---|---|
| Mục đích (để thực hiện điều gì) | Để bàn giao công việc không bị sót |
| Người phụ trách (ai chủ trì) | Trưởng cơ sở |
| Thời điểm nhập liệu (khi nào) | Mỗi ca / trước khi ra về |
| Người nhập liệu (ai) | Tất cả nhân viên phụ trách |
| Đối tượng (công việc Báo cáo nào) | Bàn giao hằng ngày |
| Phương tiện (từ đâu) | Từ thiết bị tại cửa hàng |
| Quy tắc xử lý trường hợp ngoại lệ | Nếu không thể nộp, hãy trao đổi với trưởng cơ sở. Nếu không có bản nộp, trưởng cơ sở sẽ nhắc nhở |
2 mẹo hữu ích
- Loại bỏ sự mơ hồ…Viết rõ "ai - khi nào - bằng cách nào" để tránh sự hiểu khác nhau tại thực tế
- Quyết định trước các trường hợp ngoại lệ…Chuẩn bị sẵn phương án khi không thể thực hiện. Nếu chưa có quy định này, chỉ cần một lần không thực hiện được là toàn bộ vận hành sẽ bị đình trệ
Thử nghiệm trước khi triển khai chính thức
Thay vì triển khai ngay cho toàn công ty, chúng tôi khuyến nghị nên để mọi người thử nhập liệu một lần với các quy tắc đã xác định. Sau đó, hãy thu thập 2 điểm dưới đây rồi mới chỉnh sửa Mẫu và quy tắc.
- Những điểm gặp khó khăn khi thử nhập liệu
- Yêu cầu cải thiện từ thực tế theo hướng "thay đổi chỗ này sẽ tốt hơn"
Liên quan
Tạo Mẫu để thực tế không bị nhầm lẫn
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439134562201
Nhập liệu Báo cáo
https://help.communication.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/61439147463577