ออกแบบเทมเพลตโดยคำนวณย้อนกลับจากเป้าหมาย

การออกแบบเทมเพลตนั้นให้คิดย้อนกลับจากวิธีการนำข้อมูลที่รวบรวมมาใช้ประโยชน์

กำหนดวัตถุประสงค์ก่อน

ให้ตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะนำข้อมูลที่รวบรวมมาใช้เพื่ออะไร เช่น "ต้องการป้องกันอุบัติเหตุ" "ต้องการปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์" หรือ "ต้องการลดการตกหล่นในการส่งต่องาน" หากวัตถุประสงค์ยังคลุมเครือ จะทำให้รายการต่างๆ เพิ่มขึ้นและสร้างภาระในการกรอกข้อมูลโดยไม่จำเป็น

คิดย้อนกลับจากวัตถุประสงค์

• รายการที่ต้องการสรุปผลให้ใช้รูปแบบตัวเลือก…รายการที่เป็นกุญแจในการสรุปหรือค้นหาข้อมูล ควรหลีกเลี่ยงการกรอกข้อความอิสระ
• ตัดรายการที่จำเป็นที่ไม่จำเป็นออก…ลบสิ่งที่ "มีก็ดี" ออกไป เพราะหากมีรายการบังคับมากเกินไป จะทำให้เกิดคำตอบที่ไม่มีความหมาย เช่น "ไม่มีอะไรเป็นพิเศษ" เพิ่มขึ้น

หน่วยของเทมเพลต

ให้แยกสร้างตามแผนกหรือวัตถุประสงค์การใช้งาน (เช่น รายงานประจำวัน รายงานการตรวจ순회เป็นต้น) การแบ่งเทมเพลตตามวัตถุประสงค์จะช่วยให้ผู้กรอกข้อมูลไม่สับสน ดีกว่าการยัดทุกอย่างไว้ในเทมเพลตเดียว

เริ่มต้นด้วย 5 รายการเป็นเป้าหมาย

ให้เลือกรายงานจากกระดาษหรือ Excel ที่ใช้งานอยู่แล้วประมาณ 5 ฉบับ แล้วเริ่มต้นด้วยการแปลงเป็นเทมเพลตตามรูปแบบเดิมก่อน วิธีนี้จะทำให้ดำเนินการได้อย่างราบรื่น ให้เลื่อนการพิจารณารายละเอียดออกไปก่อน และให้ความสำคัญกับการสร้างและทดลองใช้งานจริง

บทความที่เกี่ยวข้อง

การสร้างเทมเพลตที่ไม่ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสับสน
https://help.communication.teachme.jp/hc/th/articles/61439134562201

การสร้างเทมเพลตด้วย AI
https://help.communication.teachme.jp/hc/th/articles/61439183174681