Tiến trình phê duyệt là tính năng xác định trước ai sẽ phê duyệt báo cáo và theo thứ tự nào.
Khi thiết lập tiến trình phê duyệt cho mẫu, người phê duyệt sẽ phê duyệt hoặc hoàn tác báo cáo của mẫu đó theo thứ tự đã định sau khi gửi.
Tổng quan
Tiến trình phê duyệt được quản trị viên tạo trong mục "Tiến trình phê duyệt" trên màn hình quản lý.
Tiến trình phê duyệt đã tạo được thiết lập trong mục "Tiến trình phê duyệt" trên màn hình chỉnh sửa mẫu.
Người có thể thiết lập cho mẫu là quản trị viên, quản trị viên báo cáo và quản trị viên mẫu.
Đối với mẫu đã được thiết lập tiến trình phê duyệt, nút "Gửi" của báo cáo sẽ trở thành "Yêu cầu phê duyệt".
Các báo cáo đang chờ phê duyệt sẽ được hiển thị tập trung tại mục "Phê duyệt" trên thanh bên.
Thông số kỹ thuật
Các giai đoạn phê duyệt và người phê duyệt
- Các giai đoạn phê duyệt…có thể thiết lập tối đa 5 giai đoạn.
Các giai đoạn được hiển thị như "Phê duyệt cấp 1", "Phê duyệt cấp 2" - Người phê duyệt…mỗi giai đoạn tối đa 10 người, được chỉ định bằng cách chọn từng người.
Không thể chỉ định theo tổ chức, chức vụ hay hình thức tuyển dụng - Điều kiện phê duyệt…ở giai đoạn có từ 2 người phê duyệt trở lên, có thể chọn "Tất cả cùng phê duyệt" hoặc "Số người được chỉ định phê duyệt".
Nếu muốn tiến hành khi chỉ cần 1 người phê duyệt, hãy chọn "Số người được chỉ định phê duyệt" và đặt là 1 người - Tên tiến trình phê duyệt…tối đa 100 ký tự.
Mô tả…tối đa 1.000 ký tự - Mỗi mẫu chỉ có thể thiết lập một tiến trình phê duyệt.
Một tiến trình phê duyệt có thể được sử dụng cho nhiều mẫu
Báo cáo sau khi yêu cầu phê duyệt
- Báo cáo đã yêu cầu phê duyệt sẽ được hiển thị trong báo cáo nhóm dưới dạng báo cáo đã gửi ngay cả trong thời gian chờ phê duyệt, và cũng sẽ được thông báo đến thông báo tổ chức
- Trong thời gian chờ phê duyệt, người báo cáo không thể chỉnh sửa hoặc xóa báo cáo.
Cũng không thể rút lại yêu cầu phê duyệt.
Nếu muốn chỉnh sửa, hãy nhờ người phê duyệt hoàn tác - Trạng thái báo cáo được hiển thị là "Đang chờ phê duyệt", "Đã hoàn tác" hoặc "Đã phê duyệt".
Có thể kiểm tra tiến độ đến giai đoạn nào trong mục "Trạng thái phê duyệt" của báo cáo - Trạng thái phê duyệt có thể được kiểm tra bởi bất kỳ ai có thể xem báo cáo đó
- Nếu chỉnh sửa báo cáo đã phê duyệt và yêu cầu phê duyệt lại, quá trình phê duyệt sẽ làm lại từ phê duyệt cấp 1
Phê duyệt và hoàn tác
- Người phê duyệt mở báo cáo và chọn "Phê duyệt" hoặc "Hoàn tác".
Cả hai đều có thể kèm theo bình luận (tùy chọn, tối đa 1.000 ký tự) - Không thể phê duyệt hàng loạt từ danh sách.
Phải mở từng báo cáo một để thao tác - Khi số người cần thiết trong giai đoạn phê duyệt, sẽ tiến sang giai đoạn tiếp theo; khi giai đoạn cuối cùng được phê duyệt xong, báo cáo sẽ trở thành "Đã phê duyệt"
- Đích hoàn tác có thể chọn là "Trả về người báo cáo" hoặc giai đoạn trước đó
- Khi trả về người báo cáo, báo cáo sẽ trở về bản nháp và không còn hiển thị trong báo cáo nhóm.
Khi người báo cáo chỉnh sửa và "Yêu cầu phê duyệt lại", quá trình phê duyệt sẽ làm lại từ phê duyệt cấp 1 - Khi trả về giai đoạn trước, báo cáo vẫn ở trạng thái chờ phê duyệt và người phê duyệt của giai đoạn đó sẽ phê duyệt lại một lần nữa
"Hoàn tác" của người phê duyệt và "Hoàn tác" của người báo cáo tự đưa báo cáo đã gửi của mình về bản nháp là hai thao tác khác nhau.
Những người không trở thành người phê duyệt
- Người đã yêu cầu phê duyệt báo cáo sẽ không trở thành người phê duyệt của báo cáo đó
- Những người đã bị tạm dừng sử dụng hoặc đã bị xóa sẽ bị loại khỏi danh sách người phê duyệt tại thời điểm yêu cầu phê duyệt
Kết quả là, nếu không còn người phê duyệt nào trong một giai đoạn, giai đoạn đó sẽ bị bỏ qua và tiến sang giai đoạn tiếp theo (Trạng thái phê duyệt sẽ hiển thị "Đã bỏ qua vì không có người phê duyệt").
Nếu tất cả các giai đoạn đều không còn người phê duyệt, báo cáo sẽ được phê duyệt ngay khi yêu cầu.
Những người không thể xem báo cáo của người báo cáo theo cài đặt giới hạn phạm vi xem sẽ không thể phê duyệt dù đã được chỉ định làm người phê duyệt.
Giai đoạn mà số người phê duyệt cần thiết không thể xem báo cáo sẽ bị dừng lại mà không bị bỏ qua.
Nếu trạng thái phê duyệt hiển thị "Người phê duyệt không thể xem báo cáo này do giới hạn phạm vi xem", quản trị viên hãy xem xét lại giới hạn phạm vi xem hoặc tiến trình phê duyệt.
Khi mở rộng phạm vi xem, yêu cầu phê duyệt sẽ được gửi đến người phê duyệt có thể xem được và giai đoạn đang bị dừng sẽ tiến tiếp.
Khi thay đổi tiến trình phê duyệt
- Khi thay đổi người phê duyệt của tiến trình phê duyệt đang được đăng, người phê duyệt ở giai đoạn hiện tại và các giai đoạn sau đó của các báo cáo đang chờ phê duyệt cũng sẽ được thay thế bằng người phê duyệt mới.
Khi cần thay đổi người phê duyệt do chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc, hãy chỉnh sửa tiến trình phê duyệt - Việc thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các giai đoạn sẽ được áp dụng từ báo cáo được yêu cầu phê duyệt tiếp theo
- Khi thay đổi tiến trình phê duyệt được thiết lập cho mẫu, cũng sẽ được áp dụng từ báo cáo được yêu cầu phê duyệt tiếp theo
Lưu trữ và xóa
- Tiến trình phê duyệt đã được sử dụng dù chỉ một lần trong quá trình phê duyệt sẽ không thể xóa.
Nếu không còn sử dụng nữa, hãy lưu trữ lại - Khi lưu trữ hoặc xóa, mẫu đã được thiết lập tiến trình phê duyệt đó sẽ chuyển sang "Không có phê duyệt".
Các báo cáo đang trong quá trình phê duyệt sẽ tiếp tục tiến hành đến cuối theo giai đoạn tại thời điểm yêu cầu - Khi khôi phục tiến trình phê duyệt đã lưu trữ, nó sẽ trở về "Bản nháp".
Để sử dụng lại, hãy đăng và thiết lập lại cho mẫu - Chỉ có thể thiết lập tiến trình phê duyệt "Đã xuất bản" cho mẫu
Thông báo
- Người phê duyệt sẽ nhận được thông báo "Đã nhận được yêu cầu phê duyệt báo cáo của ◯◯" khi đến lượt mình phê duyệt
- Người báo cáo sẽ nhận được thông báo khi báo cáo được phê duyệt đến giai đoạn cuối cùng hoặc khi bị trả về người báo cáo.
Sẽ không được thông báo khi được phê duyệt ở giai đoạn giữa chừng - Số lượng mục trong "Phê duyệt" trên thanh bên hiển thị số báo cáo đang chờ phê duyệt và số kết quả yêu cầu của bản thân chưa được mở
- Sẽ không được thông báo qua email
Màn hình có thể sử dụng
Việc tạo và chỉnh sửa tiến trình phê duyệt được thực hiện trên màn hình máy tính.
Việc yêu cầu phê duyệt, phê duyệt, hoàn tác và kiểm tra trạng thái phê duyệt cũng có thể thực hiện trên điện thoại thông minh và ứng dụng.
Hướng dẫn thao tác
Tạo quy trình phê duyệt
https://teachme.jp/8/manuals/51977172
Chỉnh sửa, lưu trữ và xóa quy trình phê duyệt
https://teachme.jp/8/manuals/51977236
Đặt quy trình phê duyệt trên một mẫu
https://teachme.jp/8/manuals/51977295
Yêu cầu phê duyệt báo cáo và kiểm tra trạng thái của nó
https://teachme.jp/8/manuals/51977313
Phê duyệt hoặc trả lại một báo cáo
https://teachme.jp/8/manuals/51977370