เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นฟีเจอร์ที่กำหนดว่าใครจะอนุมัติรายงานและในลำดับใด
เมื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในเทมเพลต รายงานของเทมเพลตนั้นจะถูกอนุมัติหรือย้อนกลับโดยผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดหลังจากส่งแล้ว

ภาพรวม

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะถูกสร้างโดยผู้ดูแลระบบใน "เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ" ในหน้าจัดการ
ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่สร้างไว้ในช่อง "เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ" ในหน้าจอแก้ไขเทมเพลต
ผู้ที่สามารถตั้งค่าในเทมเพลตได้คือ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลรายงาน และผู้ดูแลเทมเพลต

ในเทมเพลตที่ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไว้ "ส่ง" รายงานจะเปลี่ยนเป็น "ยื่นคำขอ"
รายงานที่รอการอนุมัติจะแสดงรวมกันใน "การอนุมัติ" บนแถบด้านข้าง

ข้อกำหนด

ขั้นตอนการอนุมัติและผู้อนุมัติ

• ขั้นตอนการอนุมัติ…สามารถตั้งค่าได้สูงสุด 5 ขั้นตอน
  ขั้นตอนจะแสดงเป็น "การอนุมัติขั้นที่ 1" "การอนุมัติขั้นที่ 2" เป็นต้น
• ผู้อนุมัติ…ระบุบุคคลได้สูงสุด 10 คนต่อขั้นตอน
  ไม่สามารถระบุด้วยองค์กร ตำแหน่ง หรือรูปแบบการจ้างงานได้
• เงื่อนไขการอนุมัติ…ในขั้นตอนที่มีผู้อนุมัติ 2 คนขึ้นไป สามารถเลือกได้ว่า "ทุกคนต้องอนุมัติ" หรือ "จำนวนคนที่กำหนดต้องอนุมัติ"
  หากต้องการให้ผ่านเมื่อมีคนใดคนหนึ่งอนุมัติ ให้เลือก "จำนวนคนที่กำหนดต้องอนุมัติ" และกำหนดเป็น 1 คน
• ชื่อเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ…สูงสุด 100 ตัวอักษร
  คำอธิบาย…สูงสุด 1,000 ตัวอักษร
• สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ 1 รายการต่อเทมเพลต
  เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 1 รายการสามารถใช้กับหลายเทมเพลตได้

รายงานหลังจากยื่นคำขอ

• รายงานที่ยื่นคำขอแล้วจะแสดงในรายงานของทีมในฐานะรายงานที่ส่งแล้วระหว่างรอการอนุมัติ และจะแจ้งเตือนไปยังแจ้งเตือนองค์กรด้วย
• ระหว่างรอการอนุมัติ ผู้รายงานไม่สามารถแก้ไขหรือลบรายงานได้
  ไม่สามารถถอนคำขอได้เช่นกัน
  หากต้องการแก้ไข กรุณาให้ผู้อนุมัติดำเนินการย้อนกลับ
• สถานะของรายงานจะแสดงเป็น "รอการอนุมัติ" "ย้อนกลับ" หรือ "อนุมัติแล้ว"
  สามารถตรวจสอบว่าผ่านไปถึงขั้นตอนใดได้ใน "สถานะการอนุมัติ" ของรายงาน
• สถานะการอนุมัติสามารถตรวจสอบได้โดยทุกคนที่สามารถดูรายงานนั้นได้
• เมื่อแก้ไขรายงานที่อนุมัติแล้วและยื่นคำขอใหม่ การอนุมัติจะ Redo ตั้งแต่การอนุมัติขั้นที่ 1

การอนุมัติและการย้อนกลับ

• ผู้อนุมัติเปิดรายงานและเลือก "อนุมัติ" หรือ "ย้อนกลับ"
  ทั้งสองตัวเลือกสามารถแนบความคิดเห็นได้ (ไม่บังคับ สูงสุด 1,000 ตัวอักษร)
• ไม่สามารถอนุมัติหลายรายการพร้อมกันจากรายการได้
  ต้องเปิดรายงานทีละรายการเพื่อดำเนินการ
• เมื่อจำนวนคนที่กำหนดในขั้นตอนนั้นอนุมัติ จะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป และเมื่อการอนุมัติในขั้นตอนสุดท้ายเสร็จสิ้น รายงานจะเป็น "อนุมัติแล้ว"
• สำหรับการย้อนกลับ สามารถเลือก "ส่งคืนผู้รายงาน" หรือเลือกขั้นตอนก่อนหน้าได้
• เมื่อส่งคืนผู้รายงาน รายงานจะกลับเป็นฉบับร่าง และจะไม่แสดงในรายงานของทีมอีกต่อไป
  เมื่อผู้รายงานแก้ไขและ "ยื่นคำขออีกครั้ง" การอนุมัติจะ Redo ตั้งแต่การอนุมัติขั้นที่ 1
• เมื่อส่งคืนไปยังขั้นตอนก่อนหน้า รายงานจะยังคงอยู่ในสถานะรอการอนุมัติ และผู้อนุมัติในขั้นตอนนั้นจะอนุมัติอีกครั้ง

"การย้อนกลับ" โดยผู้อนุมัติ และ "การย้อนกลับ" ที่ผู้รายงานนำรายงานที่ส่งแล้วของตนเองกลับเป็นฉบับร่าง เป็นการดำเนินการที่แตกต่างกัน

ผู้ที่ไม่เป็นผู้อนุมัติ

• ผู้ที่ยื่นคำขอรายงานจะไม่เป็นผู้อนุมัติของรายงานนั้น
• ผู้ที่ถูกระงับการใช้งานหรือถูกลบจะถูกถอดออกจากผู้อนุมัติ ณ เวลาที่ยื่นคำขอ

ผลที่ตามมา หากไม่มีผู้อนุมัติเหลืออยู่เลยในขั้นตอนหนึ่ง ขั้นตอนนั้นจะถูกข้ามและดำเนินการต่อไป (จะแสดง "ข้ามเนื่องจากไม่มีผู้อนุมัติ" ในสถานะการอนุมัติ)
หากไม่มีผู้อนุมัติในทุกขั้นตอน รายงานจะได้รับการอนุมัติพร้อมกันกับการยื่นคำขอ

ผู้ที่ไม่สามารถดูรายงานของผู้รายงานได้ตามการตั้งค่าขอบเขตการดู จะไม่สามารถอนุมัติได้แม้จะถูกกำหนดเป็นผู้อนุมัติก็ตาม
ขั้นตอนที่ผู้อนุมัติจำนวนที่ต้องการไม่สามารถดูได้ จะหยุดอยู่โดยไม่ถูกข้าม
หากสถานะการอนุมัติแสดง "ผู้อนุมัติไม่สามารถดูรายงานนี้ได้เนื่องจากข้อจำกัดการดู" กรุณาให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบขอบเขตการดูหรือเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
เมื่อขยายขอบเขตการดู ผู้อนุมัติที่สามารถดูได้จะได้รับคำขออนุมัติ และขั้นตอนที่หยุดอยู่จะดำเนินการต่อ

เมื่อเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

• เมื่อเปลี่ยนผู้อนุมัติของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เผยแพร่แล้ว รายงานที่รอการอนุมัติก็จะเปลี่ยนผู้อนุมัติในขั้นตอนปัจจุบันและขั้นตอนหลังจากนั้นเป็นผู้อนุมัติที่เปลี่ยนแล้วด้วย
  เมื่อต้องการเปลี่ยนผู้อนุมัติเนื่องจากการโอนย้ายหรือการลาออก กรุณาแก้ไขเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
• การเพิ่ม ลบ หรือเรียงลำดับขั้นตอนใหม่จะมีผลกับรายงานที่ยื่นคำขอถัดไป
• หากเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ตั้งค่าในเทมเพลต จะมีผลกับรายงานที่ยื่นคำขอถัดไปเช่นกัน

เก็บถาวรและลบ

• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เคยใช้ในการอนุมัติแม้เพียงครั้งเดียวไม่สามารถลบได้
  หากไม่ได้ใช้งานแล้ว กรุณาเก็บถาวร
• เมื่อเก็บถาวรหรือลบ เทมเพลตที่ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัตินั้นไว้จะเปลี่ยนเป็น "ไม่มีการอนุมัติ"
  รายงานที่อยู่ระหว่างการอนุมัติจะดำเนินการต่อจนถึงขั้นตอนสุดท้ายตามขั้นตอนที่ยื่นคำขอไว้
• เมื่อกู้คืนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เก็บถาวรไว้ จะกลับเป็นแบบร่าง
  หากต้องการใช้อีกครั้ง กรุณาเผยแพร่และตั้งค่าในเทมเพลตใหม่
• สามารถตั้งค่าในเทมเพลตได้เฉพาะเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ "เผยแพร่แล้ว" เท่านั้น

การแจ้งเตือน

• ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนว่า "ได้รับคำขออนุมัติรายงานของคุณ ◯◯" เมื่อถึงคิวของตนในการอนุมัติ
• ผู้รายงานจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อได้รับการอนุมัติจนถึงขั้นตอนสุดท้าย หรือเมื่อถูกส่งคืนมายังผู้รายงาน
  จะไม่มีการแจ้งเตือนเมื่อได้รับการอนุมัติในขั้นตอนระหว่างทาง
• จำนวน "การอนุมัติ" บนแถบด้านข้างจะแสดงจำนวนรายงานที่รอการอนุมัติและจำนวนผลลัพธ์จากคำขอของตนเองที่ยังไม่ได้เปิด
• จะไม่มีการแจ้งเตือนทางอีเมล

หน้าจอที่ใช้งานได้

การสร้างและแก้ไขเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะดำเนินการบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
การยื่นคำขอ การอนุมัติ การย้อนกลับ และการตรวจสอบสถานะการอนุมัติของรายงานสามารถดำเนินการได้บนสมาร์ทโฟนและแอปด้วย

วิธีการใช้งาน

สร้างขั้นตอนการอนุมัติ
https://teachme.jp/8/manuals/51976979

แก้ไข เก็บถาวร และลบขั้นตอนการอนุมัติ
https://teachme.jp/8/manuals/51977019

ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติบนเทมเพลต
https://teachme.jp/8/manuals/51977066

ขอรับการอนุมัติสำหรับรายงานและตรวจสอบสถานะ
https://teachme.jp/8/manuals/51977091

อนุมัติหรือส่งคืนรายงาน
https://teachme.jp/8/manuals/51977118