แม้จะสร้างเทมเพลตไว้แล้ว แต่หากยังไม่ได้กำหนดว่าใครจะเขียนอะไร เมื่อไหร่ ทีมงานในพื้นที่ก็ไม่สามารถดำเนินการได้ กรุณากำหนดกฎการใช้งานเป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจนก่อนนำไปใช้จริง
7 รายการที่ต้องกำหนด
สำหรับแต่ละรายงาน ให้กำหนด 7 รายการต่อไปนี้
| รายการ | ตัวอย่าง |
|---|---|
| วัตถุประสงค์ (เพื่อให้บรรลุสิ่งใด) | เพื่อการส่งต่องานที่ไม่มีข้อผิดพลาด |
| เจ้าของ (ใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก) | หัวหน้าสาขา |
| เวลาที่บันทึกข้อมูล (เมื่อไหร่) | ทุกกะ / ก่อนออกจากงาน |
| ผู้บันทึกข้อมูล (ใคร) | ผู้รับผิดชอบทุกคน |
| ขอบเขต (งานรายงานใด) | การส่งต่องานประจำวัน |
| วิธีการ (จากที่ไหน) | จากอุปกรณ์ของสาขา |
| กฎสำหรับกรณีพิเศษ | หากไม่สามารถส่งได้ ให้ปรึกษาหัวหน้าสาขา หากไม่มีการส่ง หัวหน้าสาขาจะเป็นผู้ติดตาม |
2 เคล็ดลับสำคัญ
- ขจัดความคลุมเครือ…ระบุ "ใคร เมื่อไหร่ อย่างไร" ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการตีความที่แตกต่างกันในพื้นที่
- กำหนดข้อยกเว้นล่วงหน้า…เตรียมทางออกไว้สำหรับกรณีที่ไม่สามารถบันทึกได้ หากไม่ได้กำหนดไว้ การดำเนินงานอาจหยุดชะงักเพียงเพราะทำไม่ได้แค่ครั้งเดียว
ทดสอบก่อนใช้งานจริง
แนะนำให้ลองให้ทีมงานบันทึกข้อมูลจริงตามกฎที่กำหนดก่อน แทนที่จะนำไปใช้กับทั้งองค์กรในทันที จากนั้นรวบรวม 2 ประเด็นต่อไปนี้ก่อนปรับปรุงเทมเพลตและกฎการใช้งาน
- จุดที่ติดขัดเมื่อลองบันทึกข้อมูล
- ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงจากพื้นที่ เช่น "หากเปลี่ยนตรงนี้จะดีขึ้น"
ที่เกี่ยวข้อง
การสร้างเทมเพลตที่ไม่ทำให้ทีมงานสับสน
https://help.communication.teachme.jp/hc/th/articles/61439134562201
การบันทึกรายงาน
https://help.communication.teachme.jp/hc/th/articles/61439147463577