承認ワークフローは、報告を誰がどの順番で承認するかを決めておく機能です。
テンプレートに承認ワークフローを設定すると、そのテンプレートの報告は、提出したあとに決めた順番で承認者が承認または差し戻しをします。
概要
承認ワークフローは、管理画面の「承認ワークフロー」で管理者が作成します。
作成した承認ワークフローを、テンプレートの編集画面の「承認ワークフロー」欄で設定します。
テンプレートに設定できるのは、管理者・報告管理者・テンプレート管理者です。
承認ワークフローが設定されたテンプレートでは、報告の「提出」が「申請」になります。
承認待ちの報告は、サイドバーの「承認」にまとめて表示されます。
仕様
承認の段階と承認者
- 承認の段階…5つまで設定できます。
段階は「1次承認」「2次承認」のように表示されます - 承認者…1つの段階に10名まで、人を選んで指定します。
組織・役職・雇用形態では指定できません - 承認の条件…承認者が2人以上の段階では、「全員が承認」か「指定した人数が承認」を選べます。
誰か1人が承認すれば次に進めたい場合は、「指定した人数が承認」で1人にします - 承認ワークフロー名…100文字まで。
説明…1,000文字まで - 1つのテンプレートに設定できる承認ワークフローは1つです。
1つの承認ワークフローを、複数のテンプレートで使えます
申請したあとの報告
- 申請した報告は、承認を待つ間も提出済みの報告としてチームの報告に表示され、通知先の組織にも通知されます
- 承認待ちの間は、報告者は報告を編集・削除できません。
申請を取り下げることもできません。
直したい場合は、承認者に差し戻してもらってください - 報告の状態は「承認待ち」「差し戻し」「承認済」で表示されます。
どの段階まで進んだかは、報告の「承認状況」で確認できます - 承認状況は、その報告を閲覧できる方なら誰でも確認できます
- 承認済みの報告を編集して再申請すると、承認は1次承認からやり直しになります
承認と差し戻し
- 承認者は、報告を開いて「承認」か「差し戻し」を選びます。
どちらもコメントを添えられます（任意・1,000文字まで） - 一覧からまとめて承認することはできません。
報告を1件ずつ開いて操作します - 段階で必要な人数が承認すると次の段階へ進み、最後の段階の承認が済むと報告は「承認済」になります
- 差し戻し先は、「報告者に戻す」か、前の段階を選べます
- 報告者に戻すと、報告は下書きに戻り、チームの報告には表示されなくなります。
報告者が直して「再申請」すると、承認は1次承認からやり直しになります - 前の段階に戻すと、報告は承認待ちのまま、その段階の承認者がもう一度承認します
承認者の「差し戻し」と、報告者が自分の提出済みの報告を下書きに戻す「差し戻し」は、別の操作です。
承認者にならない方
- 報告を申請した本人は、その報告の承認者になりません
- 利用を停止された方・削除された方は、申請した時点で承認者から外れます
その結果、ある段階に承認者が1人もいなくなった場合、その段階は飛ばして次に進みます（承認状況に「承認者がいないためスキップしました」と表示されます）。
すべての段階で承認者がいなくなった場合は、申請と同時に承認済になります。
閲覧範囲の設定で報告者の報告を閲覧できない方は、承認者に指定していても承認できません。
必要な人数の承認者が閲覧できない段階は、飛ばさずに止まります。
承認状況に「閲覧範囲の制限で、承認者がこの報告を見られません」と表示された場合は、管理者が閲覧範囲か承認ワークフローを見直してください。
閲覧範囲を広げると、閲覧できるようになった承認者に承認依頼が届き、止まっていた段階が進みます。
承認ワークフローを変更したとき
- 公開中の承認ワークフローの承認者を変更すると、承認待ちの報告も、今の段階とそれより後の段階の承認者が変更後の承認者に替わります。
異動や退職で承認者を替えるときは、承認ワークフローを編集してください - 段階の追加・削除・並べ替えは、次に申請された報告から反映されます
- テンプレートに設定する承認ワークフローを変えた場合も、次に申請された報告から反映されます
アーカイブと削除
- 承認で一度でも使った承認ワークフローは削除できません。
使わなくなった場合はアーカイブしてください - アーカイブ・削除すると、その承認ワークフローを設定していたテンプレートは「承認なし」になります。
承認中の報告は、申請したときの段階のまま最後まで進みます - アーカイブした承認ワークフローを復元すると「下書き」に戻ります。
もう一度使うには、公開してテンプレートに設定し直してください - テンプレートに設定できるのは「公開中」の承認ワークフローだけです
通知
- 承認者には、自分が承認する番になったときに「〇〇さんの報告の承認依頼が届きました」と通知が届きます
- 報告者には、最後の段階まで承認されたとき、報告者に差し戻されたときに通知が届きます。
途中の段階で承認されたときは通知されません - サイドバーの「承認」の件数には、承認待ちの報告と、自分の申請でまだ開いていない結果の数が表示されます
- メールでは通知されません
利用できる画面
承認ワークフローの作成・編集は、パソコンの画面で行います。
報告の申請・承認・差し戻し・承認状況の確認は、スマートフォンとアプリでも行えます。
操作方法
承認ワークフローを作成する
https://teachme.jp/8/manuals/51976394
承認ワークフローを編集・アーカイブ・削除する
https://teachme.jp/8/manuals/51976496
テンプレートに承認ワークフローを設定する
https://teachme.jp/8/manuals/51976544
報告を申請して承認状況を確認する
https://teachme.jp/8/manuals/51976589
報告を承認する／差し戻す
https://teachme.jp/8/manuals/51976613