参照データは、取引先や作業場所などの一覧を登録しておき、報告テンプレートの選択肢やカテゴリの候補として使う機能です。
本記事では、参照データの仕様をまとめています。
概要
参照データの登録・編集・削除は、管理画面の「参照データ」で行います。
操作できるのは管理者の権限を持つ方です。
登録した参照データは、テンプレートの「選択肢」の項目や、工数・時刻別記録・時刻指定の項目のカテゴリで、候補の取得元として選べます。
候補が多い場合もテンプレートに1つずつ入力する必要がなく、参照データを直すと、その参照データを使うテンプレートの候補も新しくなります。
仕様
登録のしかた
- CSVファイルから取り込む…1行目を見出し（列の名前）として読み込みます。
取り込む列は、取り込む前に選べます - 画面で作成する…列と行を画面で入力します
各種上限
- 参照データの名前…100文字以内
- CSVファイルから取り込む場合…ファイルは10MB、行は200,000行、列は100列まで
- 画面で作成する場合…列は20列、行は100行まで。
列名は50文字以内、値は200文字以内です
CSVの再取り込み
- CSVファイルから取り込んだ参照データは、直したファイルを取り込み直して更新できます。
いまの内容は「CSV をダウンロード」でファイルに取り出せます - ファイルにない行と列は削除されます。取り込む前に、追加・更新・削除される行が表示されます
- 行は、空欄がなく値が重複しない最初の列（取引先番号など）で見分けます。
そのような列がない場合は、行の内容で見分けます - 行の見分けに使っている列や、テンプレートで使っている列をファイルから外すと、取り込めません
- CSVファイルから取り込んだ参照データは、画面では名前だけを変更できます。
画面で作成した参照データは、再取り込みではなく画面で編集します
テンプレートで使えるところ
- 「選択肢」の項目…「選択肢の取得元」を「参照データから取得」にします。
「ラジオボタン」「チェックボックス」では使えません - 「工数+数値」「工数+複数行テキスト」、時刻別記録・時刻指定の項目のカテゴリ…「カテゴリの取得元」で選びます。
「工数入力」では使えません - 報告に表示される候補は、「名前として表示する列」で選んだ列の値です
- 報告を作成するときは「〇〇から選択」をクリックし、名前で検索して選びます
- 参照データが1件も登録されていない場合、取得元の切り替えは表示されません
変更・削除したとき
- 参照データを更新すると、報告で選べる候補が新しい内容に変わります。
提出済みの報告に入っている値は変わりません - テンプレートで使っている参照データは削除できません。先にテンプレートの設定を変えてください
- 参照データを削除しても、報告に入っている値は消えません
操作方法
参照データをCSVで取り込む
https://teachme.jp/8/manuals/51537004
参照データを画面で作成・編集する
https://teachme.jp/8/manuals/51537009
参照データを再取り込みして更新する
https://teachme.jp/8/manuals/51537034
参照データを削除する
https://teachme.jp/8/manuals/51537037
テンプレートの選択肢に参照データを使う
https://teachme.jp/8/manuals/51537041