テンプレートの設計は、集めた情報をどう活用するかから逆算します。
まず目的を決める
「事故を防ぎたい」「製品の品質を改善したい」「引き継ぎの漏れをなくしたい」など、集めた情報を何に使うのかを先に決めます。目的が曖昧なままだと、項目が増えて入力の負荷だけが上がります。
目的からの逆算
- 集計が必要な項目は選択式にする…集計や検索のキーになる項目は、自由記述を避けます
- 必須項目を断捨離する…「あったらいいな」は削ります。必須項目が多いと「特になし」といった意味のない回答が増えます
テンプレートの単位
部門や用途（日報、パトロール報告など）ごとに分けて作ります。ひとつのテンプレートに何でも詰め込むより、目的ごとに分けたほうが入力者は迷いません。
最初は5本を目安に
すでに運用している紙やExcelの報告書から5本ほどを選び、まずそのままテンプレート化してみるところから始めるとスムーズです。細かい検討は後回しにして、実際に作って動かしてみることを優先してください。
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現場が迷わないテンプレートにする
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