報告が形骸化するのを防ぐカギは、現場の入力負荷を徹底的に下げることです。作ったテンプレートは、次の3つの観点で磨き込みます。
1. 目的からの逆算
- 集計が必要な項目は選択式にします。集計・検索のキーは自由記述を避けます
- 必須項目を断捨離します。「あったらいいな」は削ります
2. 入力イメージの具体化
- 入力例を示す…「例：モーター部から異音」のように、期待する粒度を書き添えます。入力項目の説明文（ヘルプテキスト）や外部リンクが使えます
- 迷わせない項目名にする…「異常」ではなく「エラーコードとランプの色」のように、何を書くのかが項目名だけで分かるようにします
- 写真の活用も検討する…陳列の状況や設備の破損など、言葉での説明が難しいものは画像の添付で補います
3. 入力負荷の最小化
- 選択肢を極小化する…迷わず即答できる数まで絞り込みます
- 作業順と入力順を一致させる…実際の作業の順に項目を並べ、思い出す手間を省きます
テンプレートのタイトル
- パッと見て用途がわかるタイトルにします。誰が・いつ・何に使うのかが一目でわかるようにします
- テンプレートは改修していくものです。最新版がどれか分かるようにしておきます
相互レビューのすすめ
作ったテンプレートは、作った人以外の目で見てもらうと精度が上がります。そのとき、粗探しや批判ではなく、現場目線での建設的な意見を出し合うようにしてください。
「ここを選択式にすればもっと早く入力できるのでは？」「この項目は本当に現場で必要か？」といった観点が有効です。
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テンプレート管理について教えてください
https://help.communication.teachme.jp/hc/ja/articles/61437894435353
報告の運用ルールを決める
https://help.communication.teachme.jp/hc/ja/articles/61439134662169